Gestion des horaires et rétention en milieu de soins

Dans les milieux de soins, un simple appel peut déclencher une véritable course contre la montre.

Une absence de dernière minute. Un quart de plus à combler. Une convention collective et des règles internes à respecter. Une liste de rappel à créer. Et, au bout du fil, des équipes déjà épuisées qui tentent malgré tout de maintenir la qualité des soins.

C’est cette réalité quotidienne, souvent invisible pour le grand public, qui a poussé les cofondatrices d’Ordelia à passer à l’action.

Une idée née au cœur du réseau de la santé

Derrière la startup lavalloise, deux femmes qui connaissent intimement le terrain. Meriem Aissiou gère une résidence pour aînés depuis plus de huit ans. Hana Maalaoui œuvre au sein du réseau public de la santé du Québec, où elle a développé une solide compréhension de ses enjeux organisationnels et stratégiques.

À force de voir les mêmes problèmes se répéter, elles ont compris qu’il ne s’agissait pas simplement d’un enjeu administratif isolé.

« Les horaires, la surcharge de travail et le manque de reconnaissance, c’est ce qui revenait constamment dans nos discussions avec les soignants », explique Meriem Aissiou.

Avant même d’écrire une ligne de code, les deux entrepreneures sont allées à la rencontre du personnel. Infirmières, préposé(e)s aux bénéficiaires, équipes de cuisine, gestionnaires : plus d’une centaine de personnes ont partagé leur quotidien, leurs frustrations et les raisons qui poussent plusieurs travailleurs à quitter le réseau.

« On demandait simplement : qu’est-ce qui permettrait d’améliorer concrètement votre quotidien? », racontent les cofondatrices. Les réponses ont rapidement convergé vers un même point sensible : davantage de reconnaissance et plus d’autonomie dans la gestion des horaires.

Quand une erreur coûte cher

Dans les milieux de soins, bâtir un horaire ne consiste pas seulement à remplir des cases. Il faut jongler avec les conventions collectives, les qualifications requises, l’ancienneté, les disponibilités, les préférences, les listes de rappel et les absences imprévues. Et tout ça, souvent dans l’urgence.

Selon Hana Maalaoui, les outils actuellement utilisés dans les organisations visitées ne sont tout simplement pas adaptés à cette complexité propre au réseau de la santé. « Ce sont des horaires extrêmement complexes. Une erreur peut coûter très cher », souligne-t-elle.

Madame Maalaoui donne l’exemple d’un quart de travail attribué à la mauvaise personne. Si un employé plus ancien avait dû être appelé en priorité selon la convention collective, l’établissement peut devoir verser une compensation à cette personne, en plus d’avoir rémunéré la personne qui a effectué le quart.

À cela s’ajoutent les appels à répétition pour trouver du personnel de remplacement, les absences signalées par téléphone et les délais qui alourdissent encore davantage le travail des équipes.

Redonner un peu de contrôle aux soignants

Pour répondre à cet enjeu, Ordelia a développé une plateforme qui automatise plusieurs étapes critiques de la gestion des absences et des remplacements.

Les employé(e)s peuvent signaler une absence en un clic, répondre à des disponibilités en temps réel ou proposer des échanges de quarts pour bénéficier de plus d’autonomie. Le système trie ensuite les réponses automatiquement selon les conventions collectives, les règles internes, les priorités et les qualifications requises.

Mais pour les fondatrices, il fallait aller plus loin qu’un simple outil de gestion. « Pour nous, le bien-être des soignants est indissociable de la gestion des horaires », affirme Hana Maalaoui.

La plateforme intègre donc aussi un module de bien-être combinant des sondages intelligents, des commentaires anonymes favorisant une expression libre et sécuritaire, ainsi qu’un programme de points-récompenses qui valorise les contributions du personnel et stimule l’engagement des équipes.

L’objectif n’est pas seulement d’optimiser les opérations. Il est aussi de mieux comprendre ce qui pousse les employés à décrocher afin d’aider les organisations à améliorer la rétention du personnel et la mobilisation des équipes.

Une approche différente dans un secteur sous pression

Cette combinaison entre gestion opérationnelle et bien-être organisationnel distingue actuellement Ordelia de plusieurs solutions déjà présentes sur le marché.

Certaines plateformes gèrent les horaires. D’autres mesurent le bien-être. Peu combinent ces deux dimensions avec des mécanismes de rétroaction, dans un environnement pensé pour la réalité du réseau de la santé québécois.

Et pour les cofondatrices, l’enjeu dépasse largement la technologie.

« On voit des soignants quitter une profession qui était pourtant une vocation pour eux. Au final, ça nous concerne tous, parce que ça touche directement la qualité des soins », rappelle la gestionnaire de RPA.

Lauréate de plusieurs distinctions lors de sa première année de création en 2025, dont la catégorie « Un avenir en santé » du Coopérathon 2025 et la bourse d’honneur Entreprendre Ici, la startup amorce maintenant une nouvelle étape de son développement avec plusieurs projets pilotes et des discussions pour poursuivre le développement de la solution avec le réseau de la santé.

Accompagnée par l’accélérateur Terro^x de Laval économique, Ordelia cherche actuellement des résidences pour aînés, des CHSLD et d’autres milieux de soins aux prises avec des enjeux de gestion des absences et de rétention du personnel afin de déployer sa solution à plus grande échelle.

Parce qu’au-delà de la technologie, l’équipe souhaite surtout redonner un peu d’air à celles et ceux qui prennent soin des autres. « On veut être un outil pour aider les humains, pas pour les remplacer », conclut Hana Maalaoui.

Et le nom ? Ordelia s’inspire des notions d’ordre et d’équilibre, au cœur de sa mission. Le nom fait un clin d’œil à l’intelligence artificielle avec le « IA » qui le termine, tandis que le suffixe « elia » évoque une approche humaine et bienveillante. À l’image de la solution, Ordelia allie innovation technologique, efficacité opérationnelle et le bien-être des équipes qui font vivre les milieux de soins au quotidien.